Spam-Bewertung der RUB - bekannte Probleme

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Was können Nutzer tun, wenn Mail der RUB als Spam bewertet wird

Die allgemeine Absicherung von E-Mail gegen Spam-, Phishing- und die Verteilung schädlicher Inhalte schreitet voran. Provider von E-Mail sind dabei nicht immer auf dem neusten Stand der Technik und Standards.
Im folgenden beschreiben wir bekannte Probleme von verschiedenen E-Mail-Providern im Umgang mit Mails von der RUB.

Was ist zu tun, wenn Mail von der RUB als Spam bewertet wird

Die Bewertung, ob eine E-Mail einen Spam-Status erhält, obliegt dem E-Mail-Provider des Empfängers.

Soweit wir wissen, existiert derzeit ausschließlich ein Problem beim Provider 1&1, der auch zuständig ist für Mail-Adressen bei GMX, WEB.DE und IONOS, im Umgang mit Mails von ruhr-uni-bochum.de bzw. rub.de.

Wir raten deshalb Nutzern dieser Dienste, von ihrem Mail-Provider die vollständige Umsetzung der gültigen Standards für die Spam-Bewertung zu verlangen.

Temporär sollten Nutzer der genannten Dienste Filterregeln einrichten, um entsprechende E-Mails zukünftig von einer Spam-Bewertung auszuschließen. Bereits im Spam-Ordner eingeordnete Mails können per Drag&Drop in den Posteingang verschoben werden.

Musterbrief zur Beschwerde an Ihren E-Mail Provider

Sehr geehrte Damen und Herren,

leider weisen Sie, ohne hinreichenden Grund, legitimen E-Mails der Ruhr-Universität Bochum einen Spam-Status zu.

Offenbar liegt dies an einer nur unvollständigen Umsetzung von DMARC Überprüfungen anhand von PSDs (Public Suffix Domains) auf Basis der Public Suffix List (PSL) Ihrerseits.

Aus diesem Grund möchte ich Sie auffordern, Ihre DMARC Implementation, mit der Umsetzung des RFC 9091 zu vervollständigen (*) oder auf eine Auswertung der PSD/PSL bei der DMARC Bewertung zu verzichten.

(*) technische Lösung: "if empty(orgdomain) then orgdomain = domain"

Einrichtung einer Filterregel (Beispiel)

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Filterregeln zu erstellen. Screenshots wurden bei gmx.de erstellt. Die Vorgehensweise ist für web.de-Konten analog.

Wählen Sie im Menü das Zahnradsymbol für den Bereich "Einstellungen".
Klicken Sie im Bereich "Ordner" auf den Menüpunkt "Filterregeln".
Klicken Sie auf den Button Eigene Filterregeln erstellen und geben Sie im Fenster die Mailadressen der RUB an:
ruhr-uni-bochum.de
rub.de